Lohnabrechnung

Hier finden Sie Informationen zum Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung, Beschreibungen und Kontaktdaten von Dienstleistern, Musterauswertungen aus Entgeltabrechnungssystemen sowie weitere Arbeitshilfen für die tägliche Personalarbeit.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung in einem Unternehmen ist ein wichtiger Teilbereich der Buchhaltung, in dem Löhne und Gehälter berechnet und gebucht werden sowie deren Überweisung vorbereitet wird. Auch die Sozialabgaben für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie die Arbeitslosen- und Rentenversicherung werden von der Lohnabrechnung ermittelt und an die zuständigen Sozialversicherungsträger gemeldet und abgeführt. Die vom Gehalt direkt einzubehaltende Lohnsteuer wird ebenfalls ausgerechnet und an das Finanzamt überwiesen. An die Zuverlässigkeit der Lohnabrechnung werden sehr hohe Anforderungen gestellt. Denn zum einen haftet der Arbeitgeber bei Fehlern gegenüber dem Fiskus und den Sozialversicherungsträgern, zum anderen müssen sich die Geschäftsleitung und alle Mitarbeiter auf die Diskretion dieser Abteilung jederzeit verlassen können.

Stammdatenerfassung

Die Lohnabrechnung kann nur dann korrekt erfolgen, wenn die Stammdaten der einzelnen Arbeiter und Angestellten richtig erfasst und gepflegt werden. Bei der Einstellung ist es in vielen Betrieben üblich, die neuen Mitarbeiter Personalbögen ausfüllen zu lassen, auf denen alle wichtigen Angaben eingetragen werden. Unter anderem sind dies neben dem Namen und dem Geburtsdatum auch der Familienstand und Kinderzahl, die Steuerklasse sowie eventuell vorhandene Steuerfreibeträge und die Krankenkassenmitgliedschaft. Diese Daten werden direkt in den anzulegenden Personalstamm in der Lohnbuchhaltung übernommen, ebenso wie die Arbeitszeit, Stundenlohn beziehungsweise Bruttoarbeitsentgelt sowie andere wichtige Informationen aus dem Arbeitsvertrag. Wird dem Mitarbeiter ein Firmenwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt, muss auch dies hinterlegt werden. Denn der sich daraus ergebende geldwerte Vorteil ist zu versteuern. Sobald es zu einer Änderung der Stammdaten kommt, muss dies umgehend der Lohnbuchhaltung gemeldet werden, damit die nächste Lohnabrechnung auf Basis der neuen Informationen richtig erfolgen kann.

Monatliche Abrechnungen

Zum Ende jeden Monats erfolgt ein Abrechnungslauf in der Lohnbuchhaltung. Bei Arbeitern, die im Stundenlohn vergütet werden, müssen zu diesem Zweck rechtzeitig die Stundenerfassungen des vergangenen Monats eingereicht werden. In ihnen sind alle geleisteten Arbeitsstunden nach Normal- und Überstunden getrennt dokumentiert. Bei allen Mitarbeitern werden darüber hinaus Urlaubs- und Krankheitstage berücksichtigt. Sind alle Daten korrekt in das Buchhaltungssystem eingegeben, wird ein Berechnungslauf angestoßen. Es ist gute Praxis, vor der endgültigen Buchung und Überweisung der Löhne und Gehälter die Abrechnungen, bei einer Vielzahl von Mitarbeitern zumindest in Stichproben, noch einmal schnell zu kontrollieren. Sind keine Änderung erforderlich, wird die Buchung veranlasst. Als Ergebnis wird vom System ein Buchungsbeleg ausgeworfen, der auch die Buchungen der Löhne, Gehälter, Sozialabgaben und Steuern in der Finanzbuchhaltung dokumentiert. Diese Schnittstelle zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung ist üblicherweise automatisiert, so dass keine manuellen Buchungen zur Übertragung erforderlich sind. Darüber hinaus wird ein Datenträger oder ein anderer Beleg für die erforderlichen Banküberweisungen ausgeworfen. Aus Kontrollgründen sollte die Überweisung immer auch durch die Unterschrift eines Mitarbeiters außerhalb der Lohnbuchhaltung freigegeben werden, oftmals ist dies der Leiter der Buchhaltung oder des Rechnungswesens. Darüber hinaus werden die einzelnen Lohn- und Gehaltsabrechnungen generiert, die an die Mitarbeiter verteilt oder versandt werden.

Externe Lohnabrechnung

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben im Bereich des betrieblichen Rechnungswesens. Hier sind ein großes Fachwissen und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion gefragt. Die gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften, die bei der Lohnabrechnung zu beachten sind, ändern sich ständig. Deswegen müssen Lohnbuchhalter sich stets auf dem Laufenden halten. Da sowohl das Finanzamt regelmäßig Lohnsteueraußenprüfungen durchführt als auch die Sozialversicherungsträger prüfen, ob die Abgaben richtig abgeführt wurden, bleiben Fehler meist nicht unentdeckt. Wegen der Arbeitgeberhaftung kann es für ein Unternehmen sehr teuer werden, wenn hier nicht mit der gebotenen Sorgfalt und Kompetenz gearbeitet wird. Deswegen lassen viele Firmen, insbesondere solche mit einer eher geringen Anzahl an Mitarbeitern, die Lohnabrechnung von externen Stellen durchführen. Viele Steuerberater haben sich auf die Lohnbuchhaltung spezialisiert und führen sie für viele Mandanten zu deren großer Zufriedenheit durch. Auch aus Gründen der Geheimhaltung kann die Vornahme der Lohnabrechnung außerhalb des Unternehmens sinnvoll sein.